مدیریت زمان چیست؟ + بهترین راه های مدیریت زمان

شاید شما هم این جملات را از برخی افراد شنیده باشید که “وقت ندارم!” و یا “خیلی سرم شلوغه!” این جملات هنگامی بیان می شوند که فرد نتوانسته زمان خود را به خوبی مدیریت کند.

سوال مهمی که این جا مطرح می شود، با این که همه افراد تنها 24 ساعت زمان در اختیار دارند، چرا برخی از افراد کارهای زیادی انجام می دهند؛ تمامی کارها و تفریحات خود را انجام می دهند و پیشرفت زیادی دارند، اما برخی همچنان سردرگم هستند؟ پاسخ سوال در مدیریت زمان است؛ این افراد از زمان خود بهترین استفاده را می کنند.

آیا مدیریت زمان یاد گرفتنی است؟ بله؛ مدیریت زمان مهارتی است که می توانید با رعایت چند نکته کوچک یاد بگیرید و با تمرین در آن به مهارت بالا برسید.

از شما دعوت می کنیم در ادامه این مطلب با مرکز مشاوره هم اندیشان همراه باشید تا به شیوه مدیریت زمان را یاد بگیرید!

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، یعنی چگونه از وقت خود به بهترین صورت استفاده کنیم تا بتوانیم به فعالیت های مهم خود برسیم! این شامل اولویت بندی کارها و اختصاص دادن زمان مناسب براساس اهمیت کارها است.

در مدیریت زمان مشخص می شود کدام کار مهم است و چه زمانی باید انجام شود؛ در مقابل کدام کار از اهمیت پایینی برخوردار است و می توان آن را به مواقع بعدی موکول کرد.

فواید مدیریت زمان

• افزایش بهره‌ وری و کارایی
• کاهش استرس
• معرفی کردن شما به عنوان فردی حرفه ای
• افزایش پیشرفت
• استفاده بهتر از فرصت ها
• افزایش رضایت درونی
• تقویت اعتماد به نفس
• دستیابی به اهداف مهم کاری و زندگی

عواقب عدم مدیریت زمان

• اتلاف وقت زیاد
• بازدهی پایین
• عدم تکمیل کار قبل از موعد و یا کیفیت پایین کار
• استرس بالای ناشی از عدم تکمیل کارها
• نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
• اعتماد به نفس پایین
• بدنامی و بدقولی
• عدم پیشرفت شغلی تحصیلی

راهکارهای مدیریت زمان

مدیریت زمان، شامل مواردی است که در ادامه بررسی خواهیم کرد.

1- برنامه ریزی مؤثر

قبل از این که روزتان را شروع کنید، باید لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. این لیست می تواند برنامه کاری شما باشد یا حتی برنامه تفریحی؛ مشخص کنید چه کسانی را باید ببینید و چه کارهایی را باید انجام دهید.

2- دسته بندی کارها

کارها را بر اساس اولویت دسته بندی کنید؛ باید از کارهای با اولویت بالا شروع به انجام کنید. اگر از ابتدا خود را درگیر کارهای کوچک کنید، زمان زیادی را از دست خواهید داد.

3- تعیین مهلت

طبق قانون پارکینسون، هر کار نسبت به زمانی که برای آن اختصاص داده شده، طول می کشد؛ بنابراین باید برای هر کاری از خود بپرسید این کار چه زمانی طول می کشد. سپس زمانی معقول را برای آن در نظر بگیرید تا در آن بازه انجام شود.

شما می توانید با تایم گرفتن، زمان دقیق انجام یک کار را تخمین بزنید و در دفعات بعد در برنامه ریزی خود آن را لحاظ کنید.

4- تفویض مسئولیت ها

هنگامی که اولویت کارها را مشخص کردید، کارهای کم اهمیت را برون سپاری کنید. برای مثال می توانید لباس های خود را به جای این که خود اتو بزنید، به خشکشویی بدهید، یا به افراد دیگری واگذار کنید.

یاد بگیرید به موقع نه بگویید! در این صورت زمان کافی برای انجام کارهای خود را خواهید داشت.

6- صرف زمان مناسب برای فعالیت درست

کار درست را در زمان درست انجام دهید و خود را عادت به این کار عادت دهید. کارهای که در زمان درست خود انجام نشوند، اثربخشی خود را از دست می دهند!

7- استفاده از ابزارهای مدیریت زمان

می توانید از تکنولوژی برای مدیریت زمان استفاده کنید. به علت در دسترس بودن گوشی، می توانید هر کدام از نرم افزارهای مدیریت زمان زیر را در گوشی یا سیستم کامپیوتری خود نصب کرده از آن ها استفاده کنید.

• تسکولو
• wunderlist
• todoist
• trello
• QualityTime
• onenote

8- هوشمندانه کار کنید

توصیه می شود از قانون 20-80 استفاده کنید. این قانون می گوید 80% نتایج حاصل 20% کارها است. به عنوان مثال 80% از فروش‌ ها را 20% از مشتریان انجام می دهند!

برای این که بتوانید کارایی خود را بالا ببرید، آن 20 درصد ارزشمند را در هر کاری پیدا کنید و آن را آنالیز کنید و روی آن ها تمرکز کنید.

9- کم کردن وقفه هنگام کار

وقفه ها و چیزهایی که باعث پرت شدن حواس شما حین کار می شود را بشناسید و آن ها را مدیریت کنید. برای مثال اگر نوتیفیکشن های گوشی شما باعث می شود هر چند دقیقه یک بار به سراغ گوشی خود بروید و در کارتان وقفه ایجاد کنید، با غیرفعال کردن آن ها می توانید بر روی کارتان متمرکز بمانید.

پس از اتمام کار می توانید به مدت محدودی پیام ها را جواب بدهید و دوباره به کار دیگری مشغول شوید. توصیه می شود مدت زمان خاصی را به چک کردن گوشی و صحبت با دوستان و جواب دادن به پیام ها اختصاص دهید.

10- حذف کارهای غیر ضروری

کارهایی مانند گشت و گذار در اینستا و چک کردن ایمیل ها و کارهایی از این دست، می تواند در برابر کارهای مهم امری قابل حذف و غیر ضروری باشد. شما با مشخص کردن کارهای ضروری، می توانید زمان خود را مدیریت کنید.

11- استفاده از ماتریس آیزنهاور

این تکنیک را دویت دی آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده ابداع کرده است که در ان کارها از لحاظ اهمیت و زمان انجام به 4 دسته زیر تقسیم می شود:

• مهم و اضطراری

کاری مهم است که نمی توان آن را به تعویق انداخت؛ کاری اورژانسی که باید در لحظه انجام شود. برای مثال فردی از بستگان شما تصادف کرده و شما باید خود را در سریعترین حالت به بیمارستان برسانید.

• مهم اما غیر اضطراری

کارهایی مهم که می توان انجام به مدت کوتاهی بعد انجام داد یا به زمانی دیگر موکول کرد. کارهای مهمی مانند افزایش توانمندی ها، مطالعه کتاب های مهم در زمینه شغلی، همگی بسیار بااهمیت هستند؛ اما نیازی نیست در لحظه انجام شوند و برای برای انجام آن برنامه ریزی کرد. بنابراین این غیر اضطراری بودن، باعث می شود افراد این کارها را به تعویق بیندازد و در انجام آن تعلل می کنند.

• اضطراری اما غیر مهم

کارهایی مانند پاسخ دادن به تلفن ها یا جواب دادن به همکار، می تواند اضطراری باشد، اما سود چندانی برای شما و اهدافتان نداشته باشد و در درجه دوم اهمیت باشد.

• نه اضطراری و نه مهم

این کارها قابل حذف هستند؛ آن ها هیچ کمکی برای رسیدن به هدفتان انجام نمی دهند و بیشتر حواس شما را پرت می کند مانند تماشای تلویزیون، وب گردی بی هدف، وقت گذرانی در شبکه های اجتماعی و… .

حال که این دسته بندی را انجام دادید، هر کدام را در جای مخصوص خود در ماتریس نوشته و نسبت به اهمیت آن این گونه اقدام کنید:

• کارهای مهم و اضطراری را همین الان انجام بدهید!
• برای کارهای مهم و غیر اضطراری تصمیم گیری و برنامه ریزی کنید.
• غیر مهم و اضطراری به زمانی دیگر موکول کنید یا به فرد دیگری بسپارید.
• کارهای غیر مهم و غیر اضطراری انجام ندهید.

در پایان

مدیریت زمان در دنیای امروزی، اهمیت و جایگاه ویژه ای دارد. افرادی که از مدیریت زمان در کارهای خود استفاده می کنند، می توانند به موقع کارهای خود را تمام کنند و به پیشرفت های شغلی خوبی برسند. همچنین باعث به تعادل رسیدن زمان کار و زندگی می شود.

در این مقاله به مدیریت زمان و تکنیک های آن پرداختیم؛ در صورتی که در این زمینه سوالی دارید، می توانید آن را با مشاوران ما در مرکز هم اندیشان مطرح کنید و به پاسخ سوالات خود دست پیدا کنید. برای استفاده از خدمات مشاوره تلفنی با شماره 02191023933 تماس بگیرید.

سوالات متداول

در ماتریس آیزنهاور، کارهایی که اهمیت زیادی دارند، اما فوری نیستند را چگونه باید انجام داد؟

برای انجام آن ها باید برنامه ریزی شود و در زمان های تعیین شده انجام شود.

از مهمترین مزایای مدیریت زمان در کارها چیست؟

تعادل میان کار و زندگی، کاهش استرس و بالا رفتن اعتبار کاری و…